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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

SpeaklogIQ UG (haftungsbeschränkt) · Version 1.0 · Stand: 22. Juli 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

  1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge zwischen der SpeaklogIQ UG (haftungsbeschränkt), Ursulagartenstraße 11-15, 50668 Köln (nachfolgend „SpeaklogIQ") und Betreibern medizinischer Einrichtungen, Arztpraxen, Medizinische Versorgungszentren, Therapeuten sowie vergleichbare Einrichtungen des Gesundheitswesens (nachfolgend „Praxis" oder „Kunde"), über die Nutzung der SpeaklogIQ-Plattform.
  2. Die AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne von § 14 BGB. SpeaklogIQ schließt keine Verträge mit Verbrauchern im Sinne von § 13 BGB.
  3. Abweichende Bedingungen des Kunden erkennt SpeaklogIQ nicht an, es sei denn, SpeaklogIQ hat ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

§ 2 Leistungsgegenstand

  1. SpeaklogIQ stellt der Praxis eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Plattform (nachfolgend „Plattform") zur digitalen Behandlungsdokumentation und zum Praxismanagement bereit. Die Plattform umfasst insbesondere:
    • KI-gestützte Spracherkennung und Transkription für Konsultationsnotizen
    • Strukturierte Patientenakten, Anamnesen und klinischen Informationsstreifen
    • Terminkalender und Online-Buchungsportal für Patienten
    • Dokumentenverwaltung mit OCR-Unterstützung
    • Integration mit Praxisverwaltungssystemen (PVS) über den GDT-Standard
    • Export-Funktionen für Behandlungsdokumentation
  2. SpeaklogIQ ist ein Dokumentations- und Organisationswerkzeug, kein Medizinprodukt und kein Ersatz für ärztliches Urteilsvermögen. Die Plattform unterstützt Ärzte und Therapeuten bei der Dokumentation; alle klinischen Entscheidungen (Diagnosen, Therapien, Medikationen) liegen ausschließlich in der Verantwortung der behandelnden Fachperson. KI-generierte Textvorschläge werden stets vom Arzt geprüft und freigegeben, SpeaklogIQ stellt keine Diagnosen und gibt keine Therapieempfehlungen.
  3. Änderungen, Erweiterungen oder Einschränkungen der Plattformfunktionen behält sich SpeaklogIQ vor, soweit sie für den Kunden zumutbar sind und die wesentlichen Vertragspflichten nicht beeinträchtigt werden. Wesentliche Änderungen werden mit einer Frist von 6 Wochen angekündigt.

§ 3 Registrierung und Nutzungsvoraussetzungen

  1. Die Nutzung der Plattform setzt eine Registrierung durch den Praxisinhaber voraus. Mit der Registrierung erklärt der Praxisinhaber, dass er berechtigt ist, im Namen der Praxis zu handeln und die AGB sowie den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) für die Praxis anzunehmen.
  2. Zugänge für weitere Praxismitarbeiter werden ausschließlich durch den registrierten Praxisinhaber (Owner) oder einen von ihm ernannten Admin vergeben. Der Praxisinhaber ist dafür verantwortlich, ausscheidende Mitarbeiter unverzüglich zu deaktivieren.
  3. Der Kunde verpflichtet sich, korrekte und vollständige Registrierungsdaten anzugeben und diese bei Änderung aktuell zu halten. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln.
  4. Vertragsschluss: Der kostenpflichtige Nutzungsvertrag kommt zustande, wenn der Kunde einen kostenpflichtigen Zugang bestellt (insbesondere durch Einladung eines weiteren Nutzers über den Bezahlvorgang) und SpeaklogIQ diesen bereitstellt. Bis dahin besteht ein unentgeltliches, auf die Testphase (Ziffer 5) begrenztes Nutzungsverhältnis.
  5. Kostenlose Testphase: SpeaklogIQ stellt eine unverbindliche, kostenlose Testphase von 14 Tagen bereit, in der der Praxisinhaber die Plattform allein (als einzelner Nutzer) testen kann. Nach Ablauf der 14 Tage ist für die weitere Nutzung, auch als alleiniger Nutzer, ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Ein Abonnement entsteht ausschließlich, wenn der Kunde ausdrücklich einen kostenpflichtigen Zugang bestellt (insbesondere beim Hinzufügen eines weiteren Nutzers über den Bezahlvorgang); eine automatische Abbuchung ohne eine solche Bestellung findet nicht statt. Wird bis zum Ende der Testphase kein kostenpflichtiger Zugang bestellt, endet die produktive Nutzung. Der Praxisinhaber kann sich weiterhin einloggen, um ein Abonnement zu buchen (Reaktivierung), seine Daten zu exportieren oder das Konto zu löschen; hierfür gilt dasselbe 60-tägige Export-Fenster wie bei einer Kündigung (§ 7, AVV § 9). Die übrigen Teammitglieder haben in diesem Zeitraum keinen Zugang. Wird innerhalb des Export-Fensters kein Zugang gebucht, werden die Daten nach dessen Ablauf endgültig gelöscht.
  6. Pilotpraxen: Für ausgewählte Pilotpraxen kann eine gesonderte Pilot-Zusatzvereinbarung gelten (dauerhaft kostenfreie Nutzung am Standort). Diese geht diesen AGB, soweit sie von ihnen abweicht, hinsichtlich der dort ausdrücklich geregelten Punkte vor (insbesondere Entgelt, Laufzeit, Verfügbarkeit und Haftung); im Übrigen gelten diese AGB, der AVV und die Datenschutzerklärung unverändert.

§ 4 Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform ausschließlich im Rahmen des geltenden Rechts zu nutzen, insbesondere die ärztlichen Berufsordnungen, das Datenschutzrecht (DSGVO, BDSG) sowie § 203 StGB (Schweigepflicht) zu beachten.
  2. Der Kunde verpflichtet die von ihm eingesetzten Mitarbeitenden, die Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, auf die Vertraulichkeit und das Datengeheimnis sowie auf die Schweigepflicht nach § 203 StGB, und stellt deren Einhaltung sicher.
  3. Der Kunde trägt die Verantwortung dafür, dass alle in die Plattform eingegebenen Daten rechtmäßig erhoben wurden und die Patienten über die Verarbeitung ihrer Daten informiert sind (Art. 13/14 DSGVO).
  4. Der Kunde verpflichtet sich, die in der Plattform vorgenommene Dokumentation auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen, bevor sie als verbindliche Behandlungsdokumentation im Sinne des § 630f BGB übernommen wird. KI-generierte Inhalte sind medizinisch zu überprüfen und ggf. zu korrigieren.
  5. Die Nutzung der Plattform mit echten Patientendaten ist erst nach Unterzeichnung des Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) zulässig. Die Zustimmung zum AVV erfolgt bei der Registrierung über die entsprechende Checkbox.
  6. Verboten ist die Nutzung für rechtswidrige Zwecke sowie jeder Versuch, auf Daten anderer Praxen zuzugreifen, Sicherheitsmechanismen zu umgehen oder den Betrieb der Plattform zu beeinträchtigen.
  7. Funktionen zur Verwaltung von Ausfallhonoraren stellen ein reines Werkzeug dar. Etwaige Forderungen bestehen ausschließlich zwischen dem Kunden und seinen Patienten, die Mitteilung an den Patienten erfolgt im Namen des Kunden. SpeaklogIQ erbringt insoweit keine Inkassodienstleistung und keine Rechtsberatung und wickelt keine Zahlungen ab. Die rechtliche Zulässigkeit und Durchsetzbarkeit einer Forderung sowie die Höhe des Honorars liegen allein in der Verantwortung des Kunden.

§ 5 Verfügbarkeit und Wartung

  1. SpeaklogIQ strebt eine Verfügbarkeit der Plattform von 99 % im Jahresmittel an, ausgenommen geplante Wartungsfenster. Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens 24 Stunden im Voraus per E-Mail angekündigt.
  2. Bei Störungen außerhalb des Einflussbereichs von SpeaklogIQ (höhere Gewalt, Infrastrukturausfälle Dritter, DDoS-Angriffe) besteht kein Recht zur außerordentlichen Kündigung. Eine gesetzliche Minderung bleibt unberührt, beschränkt sich in diesen Fällen jedoch auf den Zeitraum der tatsächlichen, nicht nur unerheblichen Beeinträchtigung der Nutzbarkeit. Weitergehende Ansprüche (insbesondere auf Schadensersatz) bestehen nur nach Maßgabe von § 8.
  3. Mängelansprüche: Weist die Plattform einen Mangel auf, der ihre vertragsgemäße Nutzung nicht nur unerheblich beeinträchtigt, wird SpeaklogIQ diesen innerhalb angemessener Frist durch Nacherfüllung (Fehlerbehebung oder Bereitstellung einer gleichwertigen Umgehungslösung) beseitigen. Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in nachvollziehbarer Form an.
  4. Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Unberührt und in vollem Umfang bestehen bleiben die Haftung für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, die Haftung für die Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie jede sonstige zwingende gesetzliche Haftung. Im Übrigen richten sich Mängelansprüche nach den gesetzlichen Vorschriften des Mietrechts (§§ 535 ff. BGB), soweit in diesen AGB nicht abweichend geregelt; die Regelungen in § 8 gelten ergänzend.

§ 6 Preise und Zahlungsmodalitäten

  1. Die jeweils aktuellen Preise sind auf app.speaklogiq.de einsehbar. Alle Preise sind Nettopreise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
  2. Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland).
  3. Wechsel des Abrechnungszeitraums: Der Kunde kann das Abrechnungsintervall eines Zugangs (monatlich oder jährlich) umstellen. Die Umstellung wird zum Ende des jeweils bereits bezahlten Zeitraums wirksam; bis dahin ändert sich nichts, es erfolgt keine anteilige Abbuchung oder Erstattung, und bereits im Voraus bezahlte Zeiträume verfallen nicht. Ab Wirksamwerden gilt der Preis des neuen Intervalls. Eine vorgemerkte Umstellung kann bis zu ihrem Wirksamwerden abgebrochen werden.
  4. Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen ist SpeaklogIQ berechtigt, den Zugang zur Plattform zu sperren, bis der ausstehende Betrag vollständig beglichen ist. Patientendaten bleiben dabei erhalten und können nach Begleichung wieder abgerufen werden.
  5. Bei Zahlungsverzug ist SpeaklogIQ berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe (§ 288 BGB) sowie den Ersatz notwendiger Beitreibungskosten zu verlangen. Die Geltendmachung eines weiteren Verzugsschadens bleibt vorbehalten.
  6. Preisanpassungen werden dem Kunden mit einer Frist von 6 Wochen per E-Mail angekündigt. Der Kunde hat das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung außerordentlich zu kündigen.

§ 7 Laufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
  2. Monatliches Abonnement: Der Vertrag verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat, sofern er nicht vor Ablauf des aktuell bezahlten Monats gekündigt wird. Die Kündigung wirkt zum Ende der laufenden bezahlten Periode; anteilige Rückerstattungen nicht genutzter Tage erfolgen nicht.
  3. Jährliches Abonnement: Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern er nicht vor Ablauf des aktuell bezahlten Jahres gekündigt wird. Die Kündigung wirkt zum Ende der laufenden bezahlten Jahresperiode; eine anteilige Rückerstattung nicht genutzter Monate erfolgt nicht.
  4. Kündigung der gesamten Praxis: Kündigt die Praxisinhaberin bzw. der Praxisinhaber die Praxis insgesamt, endet der Vertrag zum Ende der laufenden bezahlten Periode des Inhaber-Zugangs (Schließdatum). Es fallen ab der Kündigung keine weiteren Kosten an. Team-Zugänge bleiben bis zum Ende ihrer jeweils eigenen bezahlten Periode aktiv, längstens jedoch bis zum Schließdatum. Reicht die bezahlte Periode eines Team-Zugangs über das Schließdatum hinaus (z. B. ein jährlich abgerechneter Zugang bei monatlich abgerechnetem Inhaber), endet dieser Zugang mit dem Schließdatum; die vorausbezahlte Restlaufzeit verfällt ohne Erstattung. Vertragspartner ist die Praxis, nicht das einzelne Teammitglied.
  5. Bei automatischer Verlängerung wird der fällige Betrag für den nächsten Zeitraum zum Verlängerungsdatum per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift eingezogen. Die Abrechnung erfolgt konsolidiert pro Abrechnungszyklus, alle monatlichen Sitze der Praxis werden auf einer Rechnung zusammengefasst, alle jährlichen Sitze separat auf einer Rechnung. Zahlungsbenachrichtigungen gehen ausschließlich an den Praxisinhaber (Owner).
  6. Die Kündigung kann jederzeit direkt im Kundenbereich (in der App) ausgelöst werden. Alternativ genügt eine Kündigung in Textform, etwa per E-Mail an support@speaklogiq.de.
  7. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
  8. Nach dem Schließen der Praxis (Ende der bezahlten Periode bzw. bei sofortiger Löschung ab Auslösung) erhalten Sie eine 60-tägige Exportfrist: In dieser Zeit kann sich ausschließlich die Praxisinhaberin bzw. der Praxisinhaber weiterhin einloggen und alle Praxisdaten vollständig herunterladen; der Zugang der übrigen Teammitglieder ist zu diesem Zeitpunkt bereits beendet. Nach Ablauf der 60 Tage werden sämtliche Daten endgültig und unwiderruflich gelöscht. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht nach § 630f BGB (10 Jahre für Behandlungsdokumentation) obliegt der Praxis selbst und ist durch rechtzeitigen Export sicherzustellen. Details regelt der AVV.

§ 8 Haftung

Diese Regelungen schaffen klare, faire Verhältnisse und zeigen genau, wofür SpeaklogIQ einsteht. SpeaklogIQ unterstützt Ihre Dokumentation zuverlässig; die medizinische Entscheidung und Verantwortung liegen wie gewohnt bei Ihnen als Fachperson.

  1. Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit: SpeaklogIQ haftet unbegrenzt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von SpeaklogIQ, ihren gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen.
  2. Leichte Fahrlässigkeit: Bei leichter Fahrlässigkeit haftet SpeaklogIQ nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach begrenzt auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden, maximal jedoch auf den Betrag, den der Kunde in den 12 Monaten vor dem schädigenden Ereignis an SpeaklogIQ gezahlt hat. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
  3. Keine Haftung für klinische Entscheidungen: SpeaklogIQ haftet nicht für Schäden, die entstehen, weil ein Arzt oder Therapeut KI-generierte Inhalte übernimmt, ohne sie medizinisch zu prüfen. Die inhaltliche Richtigkeit von transkribierten oder formulierten Texten ist stets durch die behandelnde Fachperson zu verifizieren.
  4. Unberührt bleiben: Haftung für Personenschäden (Leben, Körper, Gesundheit), Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz sowie jede zwingende gesetzliche Haftung.

§ 9 Datenschutz und AVV

  1. SpeaklogIQ verarbeitet personenbezogene Daten der Praxis und ihrer Patienten ausschließlich auf Grundlage des gesondert abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die Zustimmung zum AVV erfolgt bei der Registrierung.
  2. Alle Patientendaten werden ausschließlich in Deutschland (IONOS SE) gespeichert. Keine Übermittlung an US-amerikanische KI-Dienste. Kein KI-Training mit Ihren Daten.
  3. Die vollständige Datenschutzerklärung erläutert alle Verarbeitungsvorgänge einschließlich der KI-Nutzung und der Vereinbarkeit mit § 203 StGB.

§ 10 Nutzungsrechte und Daten

  1. SpeaklogIQ räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Recht zur Nutzung der Plattform für die vereinbarten Zwecke ein.
  2. Die vom Kunden eingegebenen Daten, insbesondere Patientenakten, Konsultationsnotizen und hochgeladene Dokumente, sind und bleiben ausschließliches Eigentum des Kunden. SpeaklogIQ erhebt keinen Anspruch auf diese Inhalte.
  3. SpeaklogIQ darf ausschließlich anonymisierte und aggregierte Nutzungsstatistiken (ohne Personenbezug, ohne medizinische Inhalte) zur technischen Weiterentwicklung der Plattform verwenden.

§ 11 Änderungsvorbehalt

  1. SpeaklogIQ ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen per E-Mail zu ändern, soweit die Änderung durch eine Änderung der Gesetzeslage oder der höchstrichterlichen Rechtsprechung, durch technische Weiterentwicklungen oder vergleichbare sachliche Gründe veranlasst ist und den Kunden nicht unangemessen benachteiligt. Das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung, insbesondere die Preise und die wesentlichen Hauptleistungspflichten, wird hiervon nicht erfasst; Preisanpassungen richten sich ausschließlich nach § 6 Ziffer 5.
  2. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung schriftlich, gilt die Änderung als angenommen. SpeaklogIQ weist in der Ankündigung ausdrücklich auf diese Folge hin.
  3. Bei Widerspruch hat SpeaklogIQ das Recht, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der neuen AGB ordentlich zu kündigen.

§ 12 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
  2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Köln, sofern der Kunde Kaufmann ist oder keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland hat.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
  4. Vertragssprache ist Deutsch.
  5. Aufrechnung und Zurückbehaltung: Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.
  6. Abtretung: Eine Übertragung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag durch den Kunden auf Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung von SpeaklogIQ in Textform.
  7. Textform: Soweit in diesen AGB „schriftlich" verlangt wird, genügt die Textform (§ 126b BGB), insbesondere E-Mail, sofern nicht ausdrücklich die gesetzliche Schriftform bestimmt ist.
  8. Höhere Gewalt: Ereignisse höherer Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, Streik, Ausfall von Vorleistern, großflächige Netz- oder Stromausfälle, behördliche Maßnahmen) befreien die betroffene Partei für ihre Dauer von der Leistungspflicht; die Parteien informieren sich unverzüglich. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage an, kann jede Partei den betroffenen Leistungsteil kündigen.

SpeaklogIQ UG (haftungsbeschränkt)

Ursulagartenstraße 11-15, 50668 Köln

Kontakt: support@speaklogiq.de

Stand: 22. Juli 2026 · Version 1.0

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